DIGITALIZACÍON DE AUTORIZACION DE COMPROBANTES

F:\fuente\Seguimientos Yenifer 2\02_CENTRO DE PROYECTOS\

Sponsor: Gerencia Financiera
Líder de Proyecto: Camila Giménez/Yenifer Gómez
Equipo TI (desarrollo e implementación)
Usuarios clave (autorizantes y cargadores)
Verificadores contables

Digitalizar el proceso de autorización de comprobantes mediante la implementación de un sistema de aprobación electrónica, con el fin de mejorar el control interno, optimizar los tiempos de gestión y asegurar la trazabilidad completa del proceso.

Eliminar la firma manuscrita en el proceso de autorización.
Implementar un flujo digital de aprobación y rechazo de comprobantes.
Garantizar trazabilidad (usuario, fecha, hora).
Reducir tiempos de aprobación y circulación de documentos.
Centralizar la gestión desde el sistema y la APP.

Actualmente, el proceso de autorización depende de firmas físicas, lo que genera demoras, falta de trazabilidad y riesgo de errores o firmas incorrectas.
La digitalización permitirá mejorar la eficiencia operativa, fortalecer los controles internos y contar con información en tiempo real sobre el estado de los comprobantes.

Reducción de tiempos de aprobación.
Eliminación del traslado físico de documentos.
Mayor control y seguridad en autorizaciones.
Trazabilidad completa del proceso.
Disminución de errores operativos.

Relevamiento y definición
Diseño funcional y técnico
Desarrollo
Pruebas (Testing)
Implementación progresivo por tipo de compra/gasto.

Enfoque de Implementación (por etapas)

La implementación se realizará de manera progresiva por tipo de comprobante, con el objetivo de minimizar riesgos, facilitar la adopción por parte de los usuarios y permitir ajustes controlados en cada fase.

En una primera instancia, se definió como plan piloto la implementación sobre facturas de compras de usados, considerando que este tipo de comprobante forma parte de un proceso crítico del negocio y requiere agilidad en su aprobación.

Este enfoque permitirá:

Validar el funcionamiento del flujo digital en un entorno controlado.
Detectar oportunidades de mejora antes de una implementación masiva.
Ajustar reglas de negocio y experiencia de usuario según feedback real.

Una vez estabilizado el piloto, el modelo será replicado progresivamente a otros tipos de comprobantes.

Inversión única de USD 1.300 para el desarrollo, configuración e implementación del módulo de autorización de comprobantes.

Resistencia al cambio por parte de usuarios.
Dependencia de conectividad.
Retrasos en desarrollo por carga de TI.
Problemas de adopción de la APP.
Fallas en la integración con el sistema actual.
Falta de capacitación adecuada.