GESTIÓN DOCUMENTAL DLS

F:\fuente\Seguimientos Yenifer 2\02_CENTRO DE PROYECTOS\

Gerencia Financiera, Gerencia Administrativa, Analista de Procesos, Encargado de Mejora Continua y Encargada de Proyectos

Optimizar la gestión documental de DLS mediante la centralización, estandarización y mejora en el acceso, uso y relacionamiento de la información documentada, con el fin de fortalecer la eficiencia operativa, la trazabilidad y la correcta aplicación de políticas, normativas y procedimientos.

Centralizar el acceso a la documentación vigente en una plataforma corporativa unificada o debidamente integrada.

Facilitar el acceso a anexos, formularios y registros vigentes para su uso operativo.

Mejorar el relacionamiento entre políticas, normativas, procedimientos e instructivos.

Reducir la dispersión documental y fortalecer la claridad del flujo de información.

Promover el uso de herramientas digitales y prácticas más sostenibles en la gestión de registros.

Fortalecer la adopción y conocimiento de la documentación institucional por parte de los colaboradores.

El diagnóstico de la gestión documental evidenció oportunidades de mejora relacionadas con la dispersión de la información, la falta de integración entre plataformas y la dificultad de acceso a anexos e instructivos. Estas situaciones impactan en la eficiencia operativa, en la curva de aprendizaje de los colaboradores y en la correcta aplicación de los procesos. La implementación de este proyecto permitirá alinear la gestión documental con buenas prácticas y normativas internacionales, fortaleciendo el control interno y la mejora continua.

Acceso centralizado y oportuno a la documentación vigente.

Mayor claridad y coherencia en la aplicación de procesos.

Disminución de consultas operativas al área de procesos.

Optimización del tiempo dedicado a la búsqueda y validación de información.

Reducción del uso de documentos físicos y mayor digitalización de registros.

Procedimiento para la Gestión Documental
Recopilación de todos los instructivos del sistema informático
Revisión y actualización de instructivos del sistema informático, con socialización en un portal
Análisis de documentación para integración
Elaboración de tabla o matriz documental
Centralización de la documentación en un solo portal

La implementación se desarrolla de manera gradual, priorizando la centralización documental, la disponibilidad de anexos y la mejora en el relacionamiento entre documentos. Se prevé la coordinación entre las áreas involucradas para validar contenidos, definir accesos y asegurar la correcta socialización. El funcionamiento del modelo propuesto contempla mecanismos de actualización continua y monitoreo del uso de la documentación.

Recursos humanos: Analista de Procesos, Encargado de Mejora Continua, personal de Tecnología y referentes de áreas usuarias.

Recursos tecnológicos: plataformas documentales existentes, herramientas digitales corporativas y soporte del área de TI.

Recursos organizacionales: tiempo de los colaboradores para revisión, validación y adopción de las mejoras.

Resistencia al cambio por parte de los usuarios de la documentación.

Retrasos en la implementación por dependencia de validaciones interáreas.

Sobrecarga operativa temporal del área de procesos durante la etapa de ejecución.