PROCESO DE PAGOS PROVEEDORES

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Tesorería
Contabilidad
Finanzas
Mejora Continua
Proyectos

Optimizar el Proceso de Pago a Proveedores mediante la identificación de oportunidades de mejora, el fortalecimiento de la gobernanza y la estandarización de controles, con el fin de mejorar la eficiencia operativa, reducir reprocesos y asegurar un uso adecuado del flujo de caja.

Identificar las principales fricciones, retrasos y variaciones que impactan en el Proceso de Pago a Proveedores.

Definir e implementar mejoras relacionadas con indicadores de desempeño (KPI’s), parametrizaciones del sistema y aspectos vinculados a la gobernanza del proceso.

Fomentar la eficiencia operativa mediante la reducción de reprocesos y desvíos operativos.

Identificar, controlar y reducir la cantidad de pagos categorizados como excepcionales.

El proyecto tiene como propósito identificar y aprovechar oportunidades de mejora que permitan optimizar el desempeño del Proceso de Pago a Proveedores, fortaleciendo la gobernanza y mejorando la interacción entre las áreas que intervienen en su cumplimiento.
La iniciativa busca reducir variaciones no controladas, mejorar la trazabilidad y promover prácticas que aseguren un proceso más eficiente, transparente y alineado a los objetivos financieros de la organización.

Promover una cultura organizacional orientada a la eficiencia y corresponsabilidad, donde la registración, verificación y remisión documental se realicen de manera oportuna y participativa.

Mejorar la celeridad en la entrega de comprobantes, el cumplimiento de los ítems de verificación y la notificación inmediata al área de Contabilidad ante discrepancias o dudas.

Disminuir la cantidad de pagos categorizados como “excepcionales”, considerando su impacto directo en el flujo de caja.

Reducir el uso del fundamento de urgencia para pagos prioritarios o en detrimento, mediante la identificación de su origen y causas raíz.

Etapa 1: Diagnóstico del Proceso Pago a Proveedores
- Relevamientos, entrevistas, toma de muestras
- Mapeo del Proceso Transferencia+Cheque
Etapa 2: Consolidación de la Propuesta
Elaboración del Informe Propuesta de Mejoras Pago a Proveedores
Presentación para el equipo
Validación Gerencia Financiera
Remisión Partes Interesadas (Proyectos, Tesoreria, Subgerencia, Contabilidad)
Reunión Definición Iniciativas con el Equipo (Proyectos, Tesoreria, Gerencia, Subgerencia, Contabilidad)
Consolidación Minuta de Reunión
Etapa 3: Implementación
Reunión Cronograma de Trabajo
Macro: Favorecer al Flujo de Caja y toma de decisiones financieras anticipadas
"Reporte Identificación de Proveedores (Créditos ≤ 30 días)
Reporte de Proveedores y las condiciones de Crédito actualmente aplicadas"
Analizar excepciones con base a métricas y estadísticas (Team) para definir parametrización
Parametrizar vencimientos (crédito) en el Sistema de Gestión
Encausar con responsables y/o en Comité
Análisis simulado del comportamiento o vencimientos de Pagos antes de modificar el Calendario
Modificación del Calendario de Pagos
Macro: Implementar controles preventivos en el circuito de pago a proveedores
Incorporar parametrización en la carga del Timbrado para Compras/Gastos Locales.
Solicitar actualización y socialización del Anexo Cuadro de Aprobación por Niveles - Compras. Insumo verificador
"Clarificar en Política de Pago a Proveedores
La clasificación de Pagos Prioritarios siendo éstos de Oficio y Excepcionales"
Determinar cantidad de documentos que ingresan a Contabilidad fuera del sistema de acuse y establecer origen y tope máximo
Enlistar roles de registración, revisión y/o control y su implicancia en el Pago de Proveedores
Macro: Fomentar los Pagos vía Transferencia Bancaria frente a los Pagos con Cheques
Visibilidad de Cuenta Bancaria (Compras con detalles y Facturas compras)
Incorporación de Formulario de Solicitud de Pagos Prioritarios (Excepcionales)
Macro: Agilidad en la recepción de comprobantes a Contabilidad
Propuesta de descentralizar la firma de comprobantes (Gerente de Sucursal)
Revisión en Comité Gerencial
Macro: Automatizar autorizaciones y/o firmas
Propuestas para Sustitución de la Firma Física en los Comprobantes. Previo análisis
Etapa 4: Gobernanza (Subproyecto)
Revision profunda del Proceso de Pagos del Exterior (Perspectiva Financiera, Contable, Procesos)
Alta de Proveedores (Cuenta Bancaria/Datos/Contacto/Rubro/Frecuencia de Compra/Criterios,etc)
Etapa 5: Monitoreo y Evaluación
Calendarización de Monitoreo
Aplicación de Encuestas a Usuarios

La implementación se realiza de forma gradual, incorporando mejoras al proceso vigente sin afectar la continuidad operativa. El funcionamiento del proceso se apoya en flujos definidos, controles claros y registros sistemáticos en el sistema, permitiendo una mejor trazabilidad de los pagos y un control efectivo de las excepciones. Se establece un esquema de seguimiento periódico para evaluar resultados y asegurar la correcta adopción de las mejoras.

Recursos humanos de las áreas de Contabilidad, Finanzas, Tesorería e Informática.

Sistemas de gestión vigentes (ERP).

Herramientas de seguimiento y documentación del proyecto.

Resistencia al cambio por parte de los usuarios.

Cantidad de excepciones limitan las implementaciones de cambios transversales en el ERP y procesos

Posible necesidad de ajustes en sistemas actuales.

Sobrecarga operativa durante la etapa de implementación.