Vistazo
- Ruta de Archivo:
F:\fuente\Seguimientos Yenifer 2\02_CENTRO DE PROYECTOS\MEJORA DE PROCESOS\Estandarización
- Líder del Proyecto: GUSTAVO LEITH
- Equipo Involucrado:
Área de Administración
Área de Tecnología de la Información
Usuarios frecuentes de salas
- Objetivo General:
Optimizar el proceso de reserva de salas de reuniones, garantizando la transparencia, seguridad y confiabilidad de la información, mediante la mejora del sistema actual en Nextcloud o la implementación de una nueva herramienta de gestión.
- Objetivos Especificos:
Corregir las limitaciones actuales de Nextcloud respecto a la superposición y reemplazo de reservas.
Evaluar alternativas que permitan un sistema más seguro y automatizado.
Asegurar disponibilidad y control de las salas en tiempo real.
Simplificar la experiencia de los usuarios con un proceso más ágil y confiable.
- Justificación:
El sistema actual en Nextcloud permite que las reservas se modifiquen o reemplacen sin autorización, lo que genera conflictos y pérdida de información. Contar con un sistema más robusto permitirá mejorar la organización, evitar duplicaciones y garantizar el uso eficiente de los espacios de reunión.
- Beneficios Esperados:
Reservas seguras y sin superposiciones.
Mayor confiabilidad en la organización de reuniones.
Optimización en la gestión de espacios.
Información centralizada y disponible para todos los colaboradores.
Disminución de conflictos entre usuarios.
- Cronograma:
Relevamiento y análisis del proceso actual
Diseño de la solución (mejora en Nextcloud o nueva herramienta)
Prueba piloto
Implementación general
Seguimiento y ajustes
- Fecha Inicio (Estimado): 2025-04-09
- Fecha Fin (Estimado): 2025-12-31
- Metodología:
El sistema (mejorado en Nextcloud o una nueva herramienta) permitirá visualizar disponibilidad en tiempo real, realizar reservas con confirmaciones automáticas y bloquear superposiciones. Cada reserva quedará asociada al responsable y no podrá ser reemplazada sin autorización. La administración tendrá un módulo especial para gestionar excepciones.
- Tipos de Recursos: Cualitativo
- Recursos:
Personal de TI para ajustes en Nextcloud o integración de nueva herramienta.
Infraestructura tecnológica (servidor/aplicación web o integración con calendario corporativo).
Capacitación básica a usuarios.
- Riesgos:
Que Nextcloud no pueda ajustarse a las necesidades y sea necesario migrar.
Resistencia al cambio por parte de los usuarios.
Posibles problemas de integración con sistemas actuales.
- Estado actual:
Etapa de Diseño de la Solución, evaluando si conviene mejorar la configuración de Nextcloud o implementar una herramienta alternativa.
- Dificultad: MEDIO
- Impacto: BAJO
- Urgencia: BAJA
- Empresa: DE LA SOBERA S.A.